Свадебный организатор

Организация свадьбы – это специализация нашего свадебного агентства "Vela Amore".

Вы планируете свадьбу и не знаете с чего начать, в итоге, решили обратиться к специалистам. И Вам нужен свадебный организатор. Теперь Вы озадачены вопросом  - как найти свадебное агентство? Кому довериться, и с кем организовать свой самый волшебный день?!

Свадебное агентство «Vela Amore» - это высокий уровень организации безупречных свадебных торжеств. Вы можете быть уверенными в высочайшем уровне сервиса и в том, что этот торжественный день будет незабываемым! Вы в правильном направлении!

«Vela Amore» несет полную юридическую ответственность за весь процесс организации свадьбы - от идеи, реализации и координации в день торжества, другими словами - организация свадьбы "под ключ".

ОБЯЗАННОСТИ СВАДЕБНОГО АГЕНТСТВА "VELA AMORE"

Обращайтесь только к специалистам, с опытом работы, чтобы торжество получилось именно таким, каким его запланировали и согласовали на встречах. Мы создаем торжество с нуля, от разработки концепции до полной реализации и координации в день торжества . Работаем с абсолютно разными бюджетами. Мы несем полную юридическую ответственность за весь процесс организации свадьбы. Итак, что же входит в обязанности свадебного агентства "Vela Amore"?:

ФИНАНСОВАЯ ЧАСТЬ

Предварительный расчет вашей планируемой свадьбы. Во время подготовки – это контроль и оптимизация бюджета. Постоянный анализ рынка и поиск наиболее выгодных предложений для клиента. Составление удобного графика оплат.

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Проверка, внесение корректировок и составление Договоров с подрядчиками по всем позициям. Мы знаем на что обратить внимание, какие пункты следует убрать, а какие добавить, чтобы обезопасить себя от неприятных сюрпризов в дальнейшей подготовке. Составление сопутствующей документации на каждом этапе подготовки – это, технические задания, чек листы, схемы плана расстановки мебели и декора, тайминги для всех служб, списки персонала и ввозимого/вывозимого оборудования и еще много др.

МЫ НА СВЯЗИ 24/7

Помощь и поддержка в любом свадебном вопросе. Неограниченное кол-во личных встреч.

ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ К СВАДЕБНОМУ ТОРЖЕСТВУ

СТИЛЬ И ЗАДАЧИ:

• Изучение истории пары (анкета-опросник про ваше знакомство, образ жизни, увлечения и т.д.).
• Определение стиля и зон декоративного оформления.
• Проработка основных позиций сценария и наполнения свадебной программы (артисты, музыкальные /танцевальный коллективы, шоу номера и т.д.).

ПОДБОР ПЛОЩАДКИ:

• Подборка площадок, наиболее подходящих по стилистике, функциональности, отдаленности и ценовой политике, свободных на вашу дату.
• Планирование просмотров, совместные поездки в удобное для Вас время.
• Сравнительная таблица понравившихся вариантов по цене, описание всех плюсов и минусов, особенностей площадки.
• Проработка Договора с площадкой, внесение корректировок, подписание и внесение предоплаты. Мы берем на себя все поездки на площадку, связанные с этапами оплаты и другими рабочими моментами.

ДЕКОР:

• Детальная проработка первоначальных референсов по оформлению, с учетом выбранной площадки.
• Составление технического задания декоратору, обсуждение совместных идей, рациональное распределение бюджета на декор.
• Совместная встреча с декоратором, презентация проекта клиенту, мудборды, наброски визуализаций.
• Заключение Договора с декоратором, внесение предоплаты.
• Поездка на площадку для снятия замеров с декоратором, корректировки проекта, оптимизация бюджета.
• Визуализация основных зон оформления, финальное согласование сметы.
• Контроль этапов подготовки, своевременное извещение об изменениях в кол-ве гостей, столов и т.д.

ОБРАЗЫ ПАРЫ И ДРЕСС КОД ГОСТЕЙ:

• Помощь в создании гармоничных образов невесте и жениху, составление мудбордов, рекомендации салонов платьев/костюмов/обуви/колец и других аксессуаров.
• При необходимости сопровождение во время примерок.
• При необходимости подбор профессионального стилиста-имиджмейкера.
• Подбор стилиста по волосам и визажиста для невесты.
• Составление палитры дресс кода для гостей свадьбы.

ПРИГЛАШЕНИЯ:

• Проработка ваших референсов или наша подборка с учетом стиля и концепции свадьбы.
• Помощь с составлением текста приглашения.
• Составление технического задания для дизайнера-разработчика.
• Просчет печати/изготовления (пластик, дерево, иные материалы)/ разработки сайта, мобильного приложения, сравнение и выбор оптимального варианта, предоставление полной информации клиенту.
• Согласование и корректировка макетов пока не придем к идеальному решению.
• Контроль сроков изготовления приглашений.
• Рассылка пригласительных (по электронной почте, транспортными компаниями в разные города и страны, WhatsApp).

ВЕДУЩИЙ/ДИДЖЕЙ:

• Подборка ведущих (промо материалы).
• Совместная личная встреча (или скайп) с понравившимися кандидатами.
• Заключение Договора, внесение предоплаты.
• Составление тайминга и сценария вечера с проработкой активностей и интерактивов для гостей.
• Повторная совместная встреча для обсуждения сценария, разных «фишек» и интересных идей, которые можно реализовать на свадьбе.
• Подготовка и заказ реквизита для программы ведущего (анкеты для гостей, лотерея, подарки за интерактивы и т.д.).
• Взаимодействие с гостями для подготовки творческих сюрпризов.
• Помощь в подборке музыкальных треков на ключевые моменты свадьбы (выездная церемония, первый танец, вынос торта и т.д.).
• Подбор регистратора для проведения выездной церемонии в случае, если ведущий не берет на себя эту роль.

ФОТО/ВИДЕО КОМАНДА:

• Подборка фотографов и видеографов (портфолио).
• Разъяснение стоимости «пакетов» услуг, сроков готовности и материалов на выходе.
• Совместная личная встреча (или скайп) с выбранными исполнителями.
• Подбор локаций для съемки, разработка сценария утра невесты.
• Заключение Договора, внесение предоплаты.
• После свадьбы -контроль сроков готовности фото/видео материалов. Передача паре готового результата.

ШOУ ПРОГРАММА И СПЕЦЭФФЕКТЫ:

• Составление предложения по музыкальным/танцевальным коллективам (промо материалы).
• Подборка шоу номеров (световое, огненное, иллюзионное и т.д.) в зависимости от задач и концепции.
• Работа с приглашенной «звездой» (организация выступления, обеспечение райдеров, согласование с площадкой).
• Согласование с площадкой использования спэцэффектов (тяжелого дыма, конфетти, холодных фонтанов, запуск феерверка и т.д.).

СОГЛАСОВАНИЯ С ПЛОЩАДКОЙ И БАНКЕТНОЙ СЛУЖБОЙ:

• Деловая переписка и переговоры с менеджером площадки по организационным вопросам.
• Поездки на площадку для замеров, внесения предоплат и решения прочих моментов, требующих личного присутствия.
• Составление фуршетного и банкетного меню на основе пожеланий от клиента, расчет выхода блюд, оптимизация бюджета.
• Расчет напитков, заказ алкоголя у компании-поставщика.
• Зонирование и составление схемы расстановки мебели, декора, техн. оборудования (свет, звук, видео).
• Написание технического задания для персонала площадки и тайминга подачи блюд.
• Согласование своего торта и условий его хранения, вынос торта.
• Согласование заезда на монтаж/демонтаж, составление пропускных списков персонала, перечня ввозимого оборудования и декора.

ТРАНСФЕР:

• Подбор и заказ трансфера для передвижения гостей, жениха и невесты.
• Заключение договора и внесение предоплаты.
• Составление маршрутных листов для водителей.
• Проработка вариантов передвижения фото/видео команды в случае смены локаций сборов/прогулки/банкета.

СВАДЕБНЫЙ ТОРТ:

• Подборка фото- вариантов торта в единой с декором стилистике.
• Проработка дизайна и расчет веса торта.
• Подбор кондитерской с учетом особенностей дизайна и вкусовых предпочтений пары.
• Заказ дегустационного набора.
• Составление задания для кондитерской, просчет и заказ свадебного торта.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ:

• Подготовка задания для подрядчика светового/звукового/видео оборудования с учетом особенностей площадки и задач мероприятия.
• Выезд на площадку с представителем технической компании, встреча с местным техником для решения вопросов распределения мощности и точек подключения стороннего оборудования.
• Анализ сметы по техническому обеспечению, оптимизация бюджета.
• Визуализация застройки сцены и расстановки оборудования на площадке, согласование с клиентом.
• Заключение договора и внесение предоплаты.
• Постановка задач для светорежиссера, звукорежиссера и виджея.

ТАЙМИНГИ:

• Составление в период подготовки, согласованние и утверждение таймингов с подрядчиками.
• Предоставление утвержденных таймингов для пары, площадки и всей команды.
• Накануне свадьбы обзвон всех подрядчиков и проверка времени прибытия каждого из них.
• Подготовка и печать всей документации по мероприятию.

ПРОЧИЕ УСЛУГИ НА ЭТАПЕ ПОДГОТОВКИ:

• Помощь в подборе отеля /апартаментов/студии для сборов невесты и жениха.
• Бронирование проживания и для гостей согласно спискам от клиента.
• Подготовка бытового райдера работающей на свадьбе команды или приглашенного артиста (закупка напитков, сэндвичей, заказ горячего питания).
• Подбор хореографа для постановки свадебного танца.
• Разработка дизайна и заказ книги пожеланий, шкатулки для колец, бокса для денежных подарков и т.д.
• Заказ кальянов, выездного коктейльного бара, станции мороженого и т.д.
• Заказ зонтов на случай дождя, пледов в прохладное время года и прочие мелочи, о которых вы можете даже не вспомнить.
• По желанию пары репетиция выездной церемонии на площадке.

ДЕНЬ СВАДЬБЫ
ЛИЧНЫЙ КООРДИНАТОР ПАРЫ:

• Прием букета, бутоньерки.
• Встреча фото/видео команды, обзор локаций для съемки.
• Решение бытовых вопросов (принести кофе, отпарить платье, пришить пуговицу, одеть фату и т.д.).
• Психологическая помощь и поддержка невесты и жениха перед волнительными моментами.
• Помощь и сопровождение вовремя прогулки - фотосета (поправить макияж, прическу, понести шлейф платья и т.д.).
• Контроль тайминга.
• Организация логистики и трансфера для пары, расчёт с водителем.
• Помощь в Загсе или на церемонии венчания в церкви.
• Организация фуршетной части (шампанское, закуски) после регистрации и во время прогулки с гостями.
• Помощь в любом вопросе во время банкетной части (заменить туфли, поправить макияж, переодеть платье для танца и т.д.).

ПЛОЩАДКА (монтаж):

• Прием координатором площадки перед началом монтажа.
• Контроль заезда/разгрузки/монтажа декораторов и сотрудников арендных компаний по декору, мебели, оборудованию.
• Пересчет ввозимых позиций и подписание актов.
• Контроль расстановки мебели/ декора/ сценического, звукового и светового оборудования, согласно утвержденным схемам.
• Контроль работы банкетной службы – подготовка текстиля, посуды, своевременная сервировка и т.д. Планерка с банкетным менеджером по особенностям гостевого меню, таймингу выноса блюд, питанию персонала.
• Планерка с ведущим и диджеем.
• Проверка работы звукового/светового/видео оборудования, пробный запуск контента.
• Встреча и размещение кавер-группы и других артистов.
• Обеспечение бытового райдера артистов, подготовка гримерной комнаты.
• Прием работы флористов-декораторов, проверка готовности декоративных зон согласно смете и согласованной визуализации проекта, подписание акта с указанием всех арендных позиций и их стоимости.
• Пересчет кол-ва стульев, приборов за столами согласно плану рассадки, распределение именных карточек, внесение корректировок в случае внезапных изменений в количестве гостей.
• Финальная проверка площадки перед приходом гостей.

ПЛОЩАДКА (начало торжества):

• Встреча гостей, информирование о зонах активности, помощь в любом вопросе.
• Расселение проживающих в отеле гостей согласно заранее подготовленным спискам.
• Инструктаж родных/друзей пары, участвующих в выездной церемонии (выходы на церемонию, в какой момент выносить кольца и т.д.).
• Координация выездной церемонии.
• Помощь во время поздравлений/фотосессии пары с гостями (координаторы держат бокс с ден. подарками, забирают цветы, поправляют платье невесте и т.д.).
• Контроль рассадки гостей за столы, оперативная помощь если кто-то не может найти свое место.
• Контроль за работой официантов.
• Постоянное взаимодействие с ведущим, диджеем, артистами, контроль сценария и программы.
• Прием и оплата торта, подготовка к выносу.
• Своевременная корректировка тайминга кухни (по выносам горячих закусок, горячего, торта) в случае сдвигов в сценарии ведущего.
• Организация питания для команды и приглашенных артистов.
• Помощь с вызовом такси или расселением гостей в отеле.

ПЛОЩАДКА (демонтаж):

• Расчет с подрядчиками.
• Закрытие счета с рестораном, сверка алкоголя.
• Контроль загрузки оставшегося алкоголя, подарков, цветов.
• Демонтаж, пересчет и сдача арендных позиций по декору.
• Демонтаж света/звука/видео.
• Сдача площадки менеджеру по акту.

Свадебное агентство «Vela Amore» несет полную ответственность за весь объём контролируемых услуг и гарантирует качество каждой предлагаемой позиции/ услуги. Наше вознаграждение - это комплексная организация и сопровождение в день торжества. Организуя свадьбы «под ключ» — мы несем ответственность за весь процесс организации свадьбы - от идеи, застройки площадки и до проводов последнего гостя. Свадебное агентство «Vela Amore» - Ваше счастье и спокойствие бесценны!