Свадебный организатор

Организация свадьбы – это специализация нашего свадебного агентства "Vela Amore".

Вы планируете свадьбу и не знаете с чего начать, в итоге, решили обратиться к специалистам. И Вам нужен свадебный организатор. Теперь Вы озадачены вопросом - как найти свадебное агентство? Кому довериться, и с кем организовать свой самый волшебный день?!

Свадебное агентство «Vela Amore» - это высокий уровень организации безупречных свадебных торжеств. Вы можете быть уверенными в высочайшем уровне сервиса и в том, что этот торжественный день будет незабываемым! Вы в правильном направлении!

Мы несем полную юридическую ответственность за весь процесс организации свадьбы - от идеи, реализации и координации в день торжества, другими словами - организация свадьбы "под ключ".

ОБЯЗАННОСТИ СВАДЕБНОГО АГЕНТСТВА "VELA AMORE"

Обращайтесь только к специалистам, с опытом работы, чтобы торжество получилось именно таким, каким его запланировали и согласовали на встречах. Мы создаем торжество с нуля, от разработки концепции до полной реализации и координации в день торжества . Работаем с абсолютно разными бюджетами. Мы несем полную юридическую ответственность за весь процесс организации свадьбы. Итак, что же входит в обязанности свадебного агентства "Vela Amore"?:

ФИНАНСОВАЯ ЧАСТЬ

Предварительный расчет вашей планируемой свадьбы. Во время подготовки – это контроль и оптимизация бюджета. Постоянный анализ рынка и поиск наиболее выгодных предложений для клиента. Составление удобного графика оплат.

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Проверка, внесение корректировок и составление Договоров с подрядчиками по всем позициям. Мы знаем на что обратить внимание, какие пункты следует убрать, а какие добавить, чтобы обезопасить себя от неприятных сюрпризов в дальнейшей подготовке. Составление сопутствующей документации на каждом этапе подготовки – это, технические задания, чек листы, схемы плана расстановки мебели и декора, тайминги для всех служб, списки персонала и ввозимого/вывозимого оборудования и еще много др.

МЫ НА СВЯЗИ 24/7

Помощь и поддержка в любом свадебном вопросе. Неограниченное кол-во личных встреч.

ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ К СВАДЕБНОМУ ТОРЖЕСТВУ

СТИЛЬ И ЗАДАЧИ:

Изучение истории пары (анкета-опросник про ваше знакомство, образ жизни, увлечения и т.д.).
Определение стиля и зон декоративного оформления.
Проработка основных позиций сценария и наполнения свадебной программы (артисты, музыкальные /танцевальный коллективы, шоу номера и т.д.).

ПОДБОР ПЛОЩАДКИ:

Подборка площадок, наиболее подходящих по стилистике, функциональности, отдаленности и ценовой политике, свободных на вашу дату.
Планирование просмотров, совместные поездки в удобное для Вас время.
Сравнительная таблица понравившихся вариантов по цене, описание всех плюсов и минусов, особенностей площадки.
Проработка Договора с площадкой, внесение корректировок, подписание и внесение предоплаты. Мы берем на себя все поездки на площадку, связанные с этапами оплаты и другими рабочими моментами.

ДЕКОР:

Детальная проработка первоначальных референсов по оформлению, с учетом выбранной площадки.
Составление технического задания декоратору, обсуждение совместных идей, рациональное распределение бюджета на декор.
Совместная встреча с декоратором, презентация проекта клиенту, мудборды, наброски визуализаций.
Заключение Договора с декоратором, внесение предоплаты.
Поездка на площадку для снятия замеров с декоратором, корректировки проекта, оптимизация бюджета.
Визуализация основных зон оформления, финальное согласование сметы.
Контроль этапов подготовки, своевременное извещение об изменениях в кол-ве гостей, столов и т.д.

ОБРАЗЫ ПАРЫ И ДРЕСС КОД ГОСТЕЙ:

Помощь в создании гармоничных образов невесте и жениху, составление мудбордов, рекомендации салонов платьев/костюмов/обуви/колец и других аксессуаров.
При необходимости сопровождение во время примерок.
При необходимости подбор профессионального стилиста-имиджмейкера.
Подбор стилиста по волосам и визажиста для невесты.
Составление палитры дресс кода для гостей свадьбы.

ПРИГЛАШЕНИЯ:

Проработка ваших референсов или наша подборка с учетом стиля и концепции свадьбы.
Помощь с составлением текста приглашения.
Составление технического задания для дизайнера-разработчика.
Просчет печати/изготовления (пластик, дерево, иные материалы)/ разработки сайта, мобильного приложения, сравнение и выбор оптимального варианта, предоставление полной информации клиенту.
Согласование и корректировка макетов пока не придем к идеальному решению.
Контроль сроков изготовления приглашений.
Рассылка пригласительных (по электронной почте, транспортными компаниями в разные города и страны, WhatsApp).

ВЕДУЩИЙ/ДИДЖЕЙ:

Подборка ведущих (промо материалы).
Совместная личная встреча (или скайп) с понравившимися кандидатами.
Заключение Договора, внесение предоплаты.
Составление тайминга и сценария вечера с проработкой активностей и интерактивов для гостей.
Повторная совместная встреча для обсуждения сценария, разных «фишек» и интересных идей, которые можно реализовать на свадьбе.
Подготовка и заказ реквизита для программы ведущего (анкеты для гостей, лотерея, подарки за интерактивы и т.д.).
Взаимодействие с гостями для подготовки творческих сюрпризов.
Помощь в подборке музыкальных треков на ключевые моменты свадьбы (выездная церемония, первый танец, вынос торта и т.д.).
Подбор регистратора для проведения выездной церемонии в случае, если ведущий не берет на себя эту роль.

ФОТО/ВИДЕО КОМАНДА:

Подборка фотографов и видеографов (портфолио).
Разъяснение стоимости «пакетов» услуг, сроков готовности и материалов на выходе.
Совместная личная встреча (или скайп) с выбранными исполнителями.
Подбор локаций для съемки, разработка сценария утра невесты.
Заключение Договора, внесение предоплаты.
После свадьбы -контроль сроков готовности фото/видео материалов. Передача паре готового результата.

ШOУ ПРОГРАММА И СПЕЦЭФФЕКТЫ:

Составление предложения по музыкальным/танцевальным коллективам (промо материалы).
Подборка шоу номеров (световое, огненное, иллюзионное и т.д.) в зависимости от задач и концепции.
Работа с приглашенной «звездой» (организация выступления, обеспечение райдеров, согласование с площадкой).
Согласование с площадкой использования спэцэффектов (тяжелого дыма, конфетти, холодных фонтанов, запуск феерверка и т.д.).

СОГЛАСОВАНИЯ С ПЛОЩАДКОЙ И БАНКЕТНОЙ СЛУЖБОЙ:

Деловая переписка и переговоры с менеджером площадки по организационным вопросам.
Поездки на площадку для замеров, внесения предоплат и решения прочих моментов, требующих личного присутствия.
Составление фуршетного и банкетного меню на основе пожеланий от клиента, расчет выхода блюд, оптимизация бюджета.
Расчет напитков, заказ алкоголя у компании-поставщика.
Зонирование и составление схемы расстановки мебели, декора, техн. оборудования (свет, звук, видео).
Написание технического задания для персонала площадки и тайминга подачи блюд.
Согласование своего торта и условий его хранения, вынос торта.
Согласование заезда на монтаж/демонтаж, составление пропускных списков персонала, перечня ввозимого оборудования и декора.

ТРАНСФЕР:

Подбор и заказ трансфера для передвижения гостей, жениха и невесты.
Заключение договора и внесение предоплаты.
Составление маршрутных листов для водителей.
Проработка вариантов передвижения фото/видео команды в случае смены локаций сборов/прогулки/банкета.

СВАДЕБНЫЙ ТОРТ:

Подборка фото- вариантов торта в единой с декором стилистике.
Проработка дизайна и расчет веса торта.
Подбор кондитерской с учетом особенностей дизайна и вкусовых предпочтений пары.
Заказ дегустационного набора.
Составление задания для кондитерской, просчет и заказ свадебного торта.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ:

Подготовка задания для подрядчика светового/звукового/видео оборудования с учетом особенностей площадки и задач мероприятия.
Выезд на площадку с представителем технической компании, встреча с местным техником для решения вопросов распределения мощности и точек подключения стороннего оборудования.
Анализ сметы по техническому обеспечению, оптимизация бюджета.
Визуализация застройки сцены и расстановки оборудования на площадке, согласование с клиентом.
Заключение договора и внесение предоплаты.
Постановка задач для светорежиссера, звукорежиссера и виджея.

ТАЙМИНГИ:

Составление в период подготовки, согласованние и утверждение таймингов с подрядчиками.
Предоставление утвержденных таймингов для пары, площадки и всей команды.
Накануне свадьбы обзвон всех подрядчиков и проверка времени прибытия каждого из них.
Подготовка и печать всей документации по мероприятию.

ПРОЧИЕ УСЛУГИ НА ЭТАПЕ ПОДГОТОВКИ:

Помощь в подборе отеля /апартаментов/студии для сборов невесты и жениха.
Бронирование проживания и для гостей согласно спискам от клиента.
Подготовка бытового райдера работающей на свадьбе команды или приглашенного артиста (закупка напитков, сэндвичей, заказ горячего питания).
Подбор хореографа для постановки свадебного танца.
Разработка дизайна и заказ книги пожеланий, шкатулки для колец, бокса для денежных подарков и т.д.
Заказ кальянов, выездного коктейльного бара, станции мороженого и т.д.
Заказ зонтов на случай дождя, пледов в прохладное время года и прочие мелочи, о которых вы можете даже не вспомнить.
По желанию пары репетиция выездной церемонии на площадке.

ДЕНЬ СВАДЬБЫ
ЛИЧНЫЙ КООРДИНАТОР ПАРЫ:

Прием букета, бутоньерки.
Встреча фото/видео команды, обзор локаций для съемки.
Решение бытовых вопросов (принести кофе, отпарить платье, пришить пуговицу, одеть фату и т.д.).
Психологическая помощь и поддержка невесты и жениха перед волнительными моментами.
Помощь и сопровождение вовремя прогулки - фотосета (поправить макияж, прическу, понести шлейф платья и т.д.).
Контроль тайминга.
Организация логистики и трансфера для пары, расчёт с водителем.
Помощь в Загсе или на церемонии венчания в церкви.
Организация фуршетной части (шампанское, закуски) после регистрации и во время прогулки с гостями.
Помощь в любом вопросе во время банкетной части (заменить туфли, поправить макияж, переодеть платье для танца и т.д.).

ПЛОЩАДКА (монтаж):

Прием координатором площадки перед началом монтажа.
Контроль заезда/разгрузки/монтажа декораторов и сотрудников арендных компаний по декору, мебели, оборудованию.
Пересчет ввозимых позиций и подписание актов.
Контроль расстановки мебели/ декора/ сценического, звукового и светового оборудования, согласно утвержденным схемам.
Контроль работы банкетной службы – подготовка текстиля, посуды, своевременная сервировка и т.д. Планерка с банкетным менеджером по особенностям гостевого меню, таймингу выноса блюд, питанию персонала.
Планерка с ведущим и диджеем.
Проверка работы звукового/светового/видео оборудования, пробный запуск контента.
Встреча и размещение кавер-группы и других артистов.
Обеспечение бытового райдера артистов, подготовка гримерной комнаты.
Прием работы флористов-декораторов, проверка готовности декоративных зон согласно смете и согласованной визуализации проекта, подписание акта с указанием всех арендных позиций и их стоимости.
Пересчет кол-ва стульев, приборов за столами согласно плану рассадки, распределение именных карточек, внесение корректировок в случае внезапных изменений в количестве гостей.
Финальная проверка площадки перед приходом гостей.

ПЛОЩАДКА (начало торжества):

Встреча гостей, информирование о зонах активности, помощь в любом вопросе.
Расселение проживающих в отеле гостей согласно заранее подготовленным спискам.
Инструктаж родных/друзей пары, участвующих в выездной церемонии (выходы на церемонию, в какой момент выносить кольца и т.д.).
Координация выездной церемонии.
Помощь во время поздравлений/фотосессии пары с гостями (координаторы держат бокс с ден. подарками, забирают цветы, поправляют платье невесте и т.д.).
Контроль рассадки гостей за столы, оперативная помощь если кто-то не может найти свое место.
Контроль за работой официантов.
Постоянное взаимодействие с ведущим, диджеем, артистами, контроль сценария и программы.
Прием и оплата торта, подготовка к выносу.
Своевременная корректировка тайминга кухни (по выносам горячих закусок, горячего, торта) в случае сдвигов в сценарии ведущего.
Организация питания для команды и приглашенных артистов.
Помощь с вызовом такси или расселением гостей в отеле.

ПЛОЩАДКА (демонтаж):

Расчет с подрядчиками.
Закрытие счета с рестораном, сверка алкоголя.
Контроль загрузки оставшегося алкоголя, подарков, цветов.
Демонтаж, пересчет и сдача арендных позиций по декору.
Демонтаж света/звука/видео.
Сдача площадки менеджеру по акту.

Свадебное агентство «Vela Amore» несет полную ответственность за весь объём контролируемых услуг и гарантирует качество каждой предлагаемой позиции/ услуги. Наше вознаграждение - это комплексная организация и сопровождение в день торжества. Организуя свадьбы «под ключ» — мы несем ответственность за весь процесс организации свадьбы - от идеи, застройки площадки и до проводов последнего гостя. Свадебное агентство «Vela Amore» - Ваше счастье и спокойствие бесценны!