ОБЯЗАННОСТИ СВАДЕБНОГО АГЕНТСТВА

Обращайтесь к специалистам, в свадебное агентство "Vela Amore", чтобы торжество получилось именно таким, каким его запланировали Вы. Мы занимаемся созданием мероприятия: от разработки концепции торжества до ухода последнего гостя. Организуя свадьбы «под ключ» с абсолютно разными бюджетами — мы несем юридическую ответственность за весь процесс организации свадьбы - от идеи, застройки площадки и до проводов последнего гостя.

Что же входит в обязанности свадебного агентства "Vela Amore"?

ФИНАНСОВАЯ ЧАСТЬ

  • Предварительный расчет вашей планируемой свадьбы. Во время подготовки – контроль и оптимизация бюджета. Постоянный анализ рынка и поиск наиболее выгодных предложений для клиента.
  • Составление удобного графика оплат.

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

  • Проверка, внесение корректировок и составление Договоров с подрядчиками по всем позициям. Мы знаем на что обратить внимание, какие пункты следует убрать, а какие добавить, чтобы обезопасить себя от неприятных сюрпризов в дальнейшей подготовке.
  • Составление сопутствующей документации на каждом этапе подготовки – технические задания, чек листы, схемы плана расстановки мебели и декора, тайминги, списки персонала и ввозимого/вывозимого оборудования и т.д.

МЫ НА СВЯЗИ 24/7

  • Помощь и поддержка в любом свадебном вопросе. Неограниченное кол-во личных встреч.

обязанности свадебного агентства

ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ К СВАДЕБНОМУ ТОРЖЕСТВУ

СТИЛЬ И ЗАДАЧИ:

  • Изучение истории пары (анкета-опросник про ваше знакомство, образ жизни, увлечения и т.д.).
  • Определение стиля и зон декоративного оформления.
  • Проработка основных позиций сценария и наполнения свадебной программы (артисты, музыкальные /танцевальный коллективы, шоу номера и т.д.).

ПОДБОР ПЛОЩАДКИ:

  • Подборка площадок, наиболее подходящих по стилистике, функциональности, отдаленности и ценовой политике, свободных на вашу дату.
  • Планирование просмотров, совместные поездки в удобное для Вас время.
  • Сравнительная таблица понравившихся вариантов по цене, описание всех плюсов и минусов, особенностей площадки.
  • Проработка Договора с площадкой, внесение корректировок, подписание и внесение предоплаты. Мы берем на себя все поездки на площадку, связанные с этапами оплаты и другими рабочими моментами.

ДЕКОР:

  • Детальная проработка первоначальных референсов по оформлению, с учетом выбранной площадки.
  • Составление технического задания декоратору, обсуждение совместных идей, рациональное распределение бюджета на декор.
  • Совместная встреча с декоратором, презентация проекта клиенту, мудборды, наброски визуализаций.
  • Заключение Договора с декоратором, внесение предоплаты.
  • Поездка на площадку для снятия замеров с декоратором, корректировки проекта, оптимизация бюджета.
  • Визуализация основных зон оформления, финальное согласование сметы.
  • Контроль этапов подготовки, своевременное извещение об изменениях в кол-ве гостей, столов и т.д.

ОБРАЗЫ ПАРЫ И ДРЕСС КОД ГОСТЕЙ:

  • Помощь в создании гармоничных образов невесте и жениху, составление мудбордов, рекомендации салонов платьев/костюмов/обуви/колец и других аксессуаров.
  • При необходимости сопровождение во время примерок.
  • При необходимости подбор профессионального стилиста-имиджмейкера.
  • Подбор стилиста по волосам и визажиста для невесты.
  • Составление палитры дресс кода для гостей свадьбы.

ПРИГЛАШЕНИЯ:

  • Проработка ваших референсов или наша подборка с учетом стиля и концепции свадьбы.
  • Помощь с составлением текста приглашения.
  • Составление технического задания для дизайнера-разработчика.
  • Просчет печати/изготовления (пластик, дерево, иные материалы)/ разработки сайта, мобильного приложения, сравнение и выбор оптимального варианта, предоставление полной информации клиенту.
  • Согласование и корректировка макетов пока не придем к идеальному решению.
  • Контроль сроков изготовления приглашений.
  • Рассылка пригласительных (по электронной почте, транспортными компаниями в разные города и страны, WhatsApp).

ВЕДУЩИЙ/ДИДЖЕЙ:

  • Подборка ведущих (промо материалы).
  • Совместная личная встреча (или скайп) с понравившимися кандидатами.
  • Заключение Договора, внесение предоплаты.
  • Составление тайминга и сценария вечера с проработкой активностей и интерактивов для гостей.
  • Повторная совместная встреча для обсуждения сценария, разных «фишек» и интересных идей, которые можно реализовать на свадьбе.
  • Подготовка и заказ реквизита для программы ведущего (анкеты для гостей, лотерея, подарки за интерактивы и т.д.).
  • Взаимодействие с гостями для подготовки творческих сюрпризов.
  • Помощь в подборке музыкальных треков на ключевые моменты свадьбы (выездная церемония, первый танец, вынос торта и т.д.).
  • Подбор регистратора для проведения выездной церемонии в случае, если ведущий не берет на себя эту роль.

ФОТО/ВИДЕО КОМАНДА:

  • Подборка фотографов и видеографов (портфолио).
  • Разъяснение стоимости «пакетов» услуг, сроков готовности и материалов на выходе.
  • Совместная личная встреча (или скайп) с выбранными исполнителями.
  • Подбор локаций для съемки, разработка сценария утра невесты.
  • Заключение Договора, внесение предоплаты.
  • После свадьбы -контроль сроков готовности фото/видео материалов. Передача паре готового результата.

ШOУ ПРОГРАММА И СПЕЦЭФФЕКТЫ:

  • Составление предложения по музыкальным/танцевальным коллективам (промо материалы).
  • Подборка шоу номеров (световое, огненное, иллюзионное и т.д.) в зависимости от задач и концепции.
  • Работа с приглашенной «звездой» (организация выступления, обеспечение райдеров, согласование с площадкой).
  • Согласование с площадкой использования спэцэффектов (тяжелого дыма, конфетти, холодных фонтанов, запуск феерверка и т.д.).

СОГЛАСОВАНИЯ С ПЛОЩАДКОЙ И БАНКЕТНОЙ СЛУЖБОЙ:

  • Деловая переписка и переговоры с менеджером площадки по организационным вопросам.
  • Поездки на площадку для замеров, внесения предоплат и решения прочих моментов, требующих личного присутствия.
  • Составление фуршетного и банкетного меню на основе пожеланий от клиента, расчет выхода блюд, оптимизация бюджета.
  • Расчет напитков, заказ алкоголя у компании-поставщика.
  • Зонирование и составление схемы расстановки мебели, декора, техн. оборудования (свет, звук, видео).
  • Написание технического задания для персонала площадки и тайминга подачи блюд.
  • Согласование своего торта и условий его хранения, вынос торта.
  • Согласование заезда на монтаж/демонтаж, составление пропускных списков персонала, перечня ввозимого оборудования и декора.

ТРАНСФЕР:

  • Подбор и заказ трансфера для передвижения гостей, жениха и невесты.
  • Заключение договора и внесение предоплаты.
  • Составление маршрутных листов для водителей.
  • Проработка вариантов передвижения фото/видео команды в случае смены локаций сборов/прогулки/банкета.

СВАДЕБНЫЙ ТОРТ:

  • Подборка фото- вариантов торта в единой с декором стилистике.
  • Проработка дизайна и расчет веса торта.
  • Подбор кондитерской с учетом особенностей дизайна и вкусовых предпочтений пары.
  • Заказ дегустационного набора.
  • Составление задания для кондитерской, просчет и заказ свадебного торта.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ:

  • Подготовка задания для подрядчика светового/звукового/видео оборудования с учетом особенностей площадки и задач мероприятия.
  • Выезд на площадку с представителем технической компании, встреча с местным техником для решения вопросов распределения мощности и точек подключения стороннего оборудования.
  • Анализ сметы по техническому обеспечению, оптимизация бюджета.
  • Визуализация застройки сцены и расстановки оборудования на площадке, согласование с клиентом.
  • Заключение договора и внесение предоплаты.
  • Постановка задач для светорежиссера, звукорежиссера и виджея.

ТАЙМИНГИ:

  • Составление в период подготовки, согласованние и утверждение таймингов с подрядчиками.
  • Предоставление утвержденных таймингов для пары, площадки и всей команды.
  • Накануне свадьбы обзвон всех подрядчиков и проверка времени прибытия каждого из них.
  • Подготовка и печать всей документации по мероприятию.

ПРОЧИЕ УСЛУГИ НА ЭТАПЕ ПОДГОТОВКИ:

  • Помощь в подборе отеля /апартаментов/студии для сборов невесты и жениха.
  • Бронирование проживания и для гостей согласно спискам от клиента.
  • Подготовка бытового райдера работающей на свадьбе команды или приглашенного артиста (закупка напитков, сэндвичей, заказ горячего питания).
  • Подбор хореографа для постановки свадебного танца.
  • Разработка дизайна и заказ книги пожеланий, шкатулки для колец, бокса для денежных подарков и т.д.
  • Заказ кальянов, выездного коктейльного бара, станции мороженого и т.д.
  • Заказ зонтов на случай дождя, пледов в прохладное время года и прочие мелочи, о которых вы можете даже не вспомнить.
  • По желанию пары репетиция выездной церемонии на площадке.

обязанности свадебного агентства

ДЕНЬ СВАДЬБЫ

ЛИЧНЫЙ КООРДИНАТОР ПАРЫ:

  • Прием букета, бутоньерки.
  • Встреча фото/видео команды, обзор локаций для съемки.
  • Решение бытовых вопросов (принести кофе, отпарить платье, пришить пуговицу, одеть фату и т.д.).
  • Психологическая помощь и поддержка невесты и жениха перед волнительными моментами.
  • Помощь и сопровождение вовремя прогулки - фотосета (поправить макияж, прическу, понести шлейф платья и т.д.).
  • Контроль тайминга.
  • Организация логистики и трансфера для пары, расчёт с водителем.
  • Помощь в Загсе или на церемонии венчания в церкви.
  • Организация фуршетной части (шампанское, закуски) после регистрации и во время прогулки с гостями.
  • Помощь в любом вопросе во время банкетной части (заменить туфли, поправить макияж, переодеть платье для танца и т.д.).

обязанности свадебного агентства

ПЛОЩАДКА (монтаж):

  • Прием координатором площадки перед началом монтажа.
  • Контроль заезда/разгрузки/монтажа декораторов и сотрудников арендных компаний по декору, мебели, оборудованию. Пересчет ввозимых позиций и подписание актов.
  • Контроль расстановки мебели/ декора/ сценического, звукового и светового оборудования, согласно утвержденным схемам.
  • Контроль работы банкетной службы – подготовка текстиля, посуды, своевременная сервировка и т.д. Планерка с банкетным менеджером по особенностям гостевого меню, таймингу выноса блюд, питанию персонала.
  • Планерка с ведущим и диджеем.
  • Проверка работы звукового/светового/видео оборудования, пробный запуск контента.
  • Встреча и размещение кавер-группы и других артистов.
  • Обеспечение бытового райдера артистов, подготовка гримерной комнаты.
  • Прием работы флористов-декораторов, проверка готовности декоративных зон согласно смете и согласованной визуализации проекта, подписание акта с указанием всех арендных позиций и их стоимости.
  • Пересчет кол-ва стульев, приборов за столами согласно плану рассадки, распределение именных карточек, внесение корректировок в случае внезапных изменений в количестве гостей.
  • Финальная проверка площадки перед приходом гостей.

ПЛОЩАДКА (начало торжества):

  • Встреча гостей, информирование о зонах активности, помощь в любом вопросе.
  • Расселение проживающих в отеле гостей согласно заранее подготовленным спискам.
  • Инструктаж родных/друзей пары, участвующих в выездной церемонии (выходы на церемонию, в какой момент выносить кольца и т.д.).
  • Координация выездной церемонии.
  • Помощь во время поздравлений/фотосессии пары с гостями (координаторы держат бокс с ден. подарками, забирают цветы, поправляют платье невесте и т.д.).
  • Контроль рассадки гостей за столы, оперативная помощь если кто-то не может найти свое место.
  • Контроль за работой официантов.
  • Постоянное взаимодействие с ведущим, диджеем, артистами, контроль сценария и программы.
  • Прием и оплата торта, подготовка к выносу.
  • Своевременная корректировка тайминга кухни (по выносам горячих закусок, горячего, торта) в случае сдвигов в сценарии ведущего.
  • Организация питания для команды и приглашенных артистов.
  • Помощь с вызовом такси или расселением гостей в отеле.

ПЛОЩАДКА (демонтаж):

  • Расчет с подрядчиками.
  • Закрытие счета с рестораном, сверка алкоголя.
  • Контроль загрузки оставшегося алкоголя, подарков, цветов.
  • Демонтаж, пересчет и сдача арендных позиций по декору.
  • Демонтаж света/звука/видео.
  • Сдача площадки менеджеру по акту.

обязанности свадебного агентства

Свадебное агентство «Vela Amore» несет полную ответственность за весь объём контролируемых услуг и гарантирует качество каждой предлагаемой позиции/ услуги.  Наше вознаграждение - это комплексная организация и сопровождение в день торжества.  Организуя свадьбы «под ключ» — мы несем ответственность за весь процесс организации свадьбы - от идеи, застройки площадки и до проводов последнего гостя.

Свадебное агентство «Vela Amore» - Ваше счастье и спокойствие бесценны!
Scroll to top